事实上，很多电脑用户都曾考虑过为重要文件备份的问题，甚至已经着手开始为一些重要的数据进行备份，但曾经认真分析自己的数据应该如何备份，并且能够长时间坚持备份的却不多，大部分人最终仍难以避免在数据出问题时懊恼不已。因而，如果你已经认识到了备份的重要性，首先需要着手为自己拟定一套行之有效的文件备份方案，再选择一款适合自己的备份方案，并能够让你不必费心照顾，就能够按照自己的意图，自动按时完成备份工作的备份软件，帮助你轻松完成和坚持备份工作，方能真正奏效。
文件备份计划
要真正起到确保重要文件安全的作用，通常企事业单位需要设立专用的设备，投入专人与专项资金，采取多副本甚至异地备份等多种方式来确保数据的安全。而对于个人用户而言，备份工作就简单的多，毕竟要备份的数据有限，数据的复杂程度也大不相同，成败的关键只是在于，是否有制定有效的备份计划并坚持长期执行。
那么怎么样的备份计划方能奏效呢？这对于不同的用户而言肯定有不同的答案，但基本的大原则是不变的。首先，你所有重要的文件最起码需要在另外一个存储设备上保留副本，备份在同一个存储设备的副本虽然也有一定价值，但当存储设备出现故障时就无计可施了。而这另外一个存储设备，通常是另外一个硬盘或光盘。而更进一步，你还可以考虑通过网络将数据备份到异地的存储设备上，例如通过互联网备份到互联网上的FTP服务器上。至于副本的数量，自然是越多越安全，但通常如果能够在本地保留一个副本，并通过网络在异地保留一个副本，数据的安全性已经相当高。另外，每个副本还应该保留多个版本，避免由于数据出问题后没有及时发现，备份时冲掉了正确的副本。而至于需要保留多少个版本，通常也是根据数据更改的频率而定，更改越频繁需要保留越多的版本。
文件备份软件
在拟定有效的备份计划之后，接下来你需要挑选一款能够帮助你完成这一计划的文件备份软件。请注意，通常所说的文件备份软件并不包括对制作硬盘镜像的克隆软件，虽然，个别克隆软件也能够在制作的磁盘镜像上进行增量备份，将磁盘上新近修改的内容备份到镜像文件之中，但由于克隆软件主要以保留磁盘全盘数据为目的，所需的存储空间较大，备份一次需要的时间较多，并且所提供的功能也不谈适用于一般的文件备份需要，很难维持长久的备份工作，因而，必须严格区分避免错误选择。
目前，可以供你选择的文件备份软件非常多，但在此不准备浪费你的时间，为你逐一介绍这些软件，只准备为你介绍当中功能最强大的Genie Backup Manager（http://www.genie-soft.com/），该软件几乎包含了目前上市场上各种文件备份软件所能够提供的功能，可以备份文件、文件夹以外，还能够备份系统注册表、收藏夹、地址本，以及各种应用软件上你的设置、账户、密码等数据，可以备份数据到另外的硬盘或移动存储设备之外，还可以备份到互联网上的FPT服务器与刻录到光盘上，能够在备份对数据附加压缩、加密处理，并能够在需要时帮助你恢复数据。能够按照你的需要设置灵活的自动备份操作，甚至可以在备份后发电子邮件通知你。并且，在功能强大的同时，Genie Backup Manager操作界面友好，提供简单易用的向导式操作，即使是新手也能够轻松按照自己的需要，设定备份方案让软件自动完成备份工作。
下面，将为你仔细介绍该软件的使用方法，并在介绍过程中为您指出备份工作中相关注意事项与技巧，当你掌握了该软件的使用方法，并在软件中设定备份计划后，软件就会每天按照你拟定的备份计划备份重要的文件与数据，无全不需要你操心。
进行文件备份
Genie Backup Manager是一个功能强大并且易用极强的软件，新手会发现自己也能够轻松创建备份方案，而熟练用户将发现许多细致的功能可以满足自己的一些特殊需要。下面将从Genie Backup Manager的安装设置开始，为您全面的介绍该软件，你可以跟随介绍的步骤下载安装软件，并按照介绍的步骤测试软件以学习软件的使用方法。当然，如果你更习惯于通过亲身体验了解一个软件，也可以直接跳到创建备份任务的部分，尝试按照自己的需要创建一个备份任务，让Genie Backup Manager执行一次备份工作。然后在你已经对软件有所了解的情况下，再回头阅读文章，相信会更有收获。
软件安装设置
Genie Backup Manager分为Home、Professional等多种版本，各种版本都能够在在Genie Backup Manager 的网站上下载，下面将为你介绍的是最适合个人用户的Professional版本。该软件的安装方式非常简单，下载后直接运行并跟随安装向导的提示一直单击下一步，简单的几步即可完成，安装完成后，初次启动软件将打开一个欢迎窗口，在欢迎窗口只你可以选择浏览软件的教学文件，又或者查看一些操作的技巧提示。关闭欢迎窗口后打开Genie Backup Manager的主界面（如图：Genie Backup Manager 主界面），主界面右侧是备份、恢复、查看备份记录、编辑备份计划、自动化任务设置向导等主要功能选项，左侧上方是软件各项功能的启动链接，下方是软件在线帮助等在线服务项目的链接。首先你可以选择左侧最上方的“Global Preferences”，对软件的全局选项进行设置。
创建备份任务
接下来我们开始着手创建第一个备份任务，在Genie Backup Manager的主界面上单击“BACKUP”打开备份任务向导。备份任务向导有两种工作方式，具体使用那一种工作方式，在“Global Preferences”设置对话框“General”中单击“Change Layout”按钮，通过打开的规则设置对话框，选择“Normal”可以设定备份任务向导分4个步骤让你详细定义所有可供选择的设置选项，选择“Easy”则只提供一个选择备份文件和备份到什么地方的2步简单向导。默认设置下，备份任务向导共有4个步骤，掌握这4个步骤是掌握软件使用方法的关键，下面将逐一详细进行介绍。
第一步
第二步
备份任务向导的第二步用于设置备份的文件将存储在什么地方（如图：Genie Backup Manager 任务向导第二步），在该步骤页面上是Genie Backup Manager提供5种存储选项，选择“Local/LAN”代表存储在本地硬盘或网络共享磁盘上，“Multiple disks”代表存储在移动存储设备中，选择“Remote FTP location”代表将备份到互联网上的FTP服务器，选择“CD/DVD media”代表要求将备份文件刻录到光盘上，选择“Tape device”则是使用备份专用的磁带存储设备，此类设备在国内个人用户使用的比较少。
在5种存储介质型中选择不同的选项，软件将在页面的下方显示适用于此类存储介质的进一步设置选项。选择存储在本地磁盘或网络共享空间，软件将通过一个存储路径输入框与一个浏览按钮，让你选择存储备份文件的路径。并且在下方提供一个“Enable multi-drive spanning”复选框，选中该复选框软件将在当前选择的磁盘没有可用空间时，分割备份文件存储在其他的磁盘上，具体还可以使用那些磁盘可通过复选框下方的“Drive list”链接设置。另外，使用这些磁盘时是可以使用所有的可用空间，还是具体允许使用多大空间，可以通过复选框下方的选项设置，前者可选择“Use all available disk space”，而后者可以选择“Use fixed split size”。
对于移动存储设备、光盘刻录机、FTP服务器等存储介质的设置选项，这里就不去逐一介绍了，选择这些存储介质，不同的是选择的存储路径是移动存储设备的盘符，又或者要使用的刻录机，FTP服务器地址、端口、用户名、密码，相同的是移动存储设备与刻录机设置中，都通过类似“Erase disk before backup”之类，在备份前删除或擦除目标存储设备中原有数据的选项。这当中使用刻录光盘方式备份时，刻录光盘的格式等具体的参数，还受到软件“Global Preferences”全局设置对话框中“CD/DVD Settings”选项的影响，如果你对于光盘刻录的相关知识比较了解，并希望更改默认设置以按照自己的需要刻录光盘，可以通过该选项进行设置。
第三步
Genie Backup Manager与大部分备份软件不同，备份任务创建向导在选择存储设备之后再选择要备份的内容。在第三步我们将可以具体的选择要备份什么，向导在这一步提供了“My Profile”、“My Folders”、“My Plugins”3个选项卡（如图：Genie Backup Manager 任务向导第三步），其中“My Profile”可以选择备份Outlook、MSN、Eudora等电子邮件客户端数据，系统设置、系统注册表、地址本、收藏夹、桌面、字体、Internet Explorer 浏览器Cookie等系统中方方面面的数据。并且在你选中某一个复选框设定备份该数据时，软件将在右侧提供进一步的设置选项，例如在选择备份Outlook电子邮件客户端数据时，软件将进一步让你选择Outlook的中邮件、设置、邮件账户等具体那些需要备份那些不需要。选择备份系统设置，软件将让你选择要备份桌面设置、鼠标设置、键盘设置、电源设置等，具体那一些操作系统中的设置需要备份。
至于“My Folders”选项卡，则是选择备份文件或文件夹的地方，选择文件与文件夹比较简单，你可以在左侧的目录树，或者右侧当选中路径的文件夹列表中，通过各磁盘与文件、文件夹前方的复选框，设定是否需要备份。另外，如果需要，你可以单击“File Filters”按钮，设置按通配符过滤选择的文件与文件夹，更灵活快速的选择自己需要备份的内容。
接下来是“My Plugins”选项卡，这是Genie Backup Manager的特色，能够通过插件让用户方便快速的设定备份某一应用软件的数据，例如在你的系统上使用Windows Media Player，而Genie Backup Manager中有该软件的插件时，你将能够在“My Plugins”选项卡中简单的选中Windows Media Player名称前的复选框，即可备份该软件上你的个人信息。又或者你的电脑上安装了某一游戏软件，只要Genie Backup Manager上有该软件的插件，就可以在“My Plugins”选项卡中选中游戏名称前的复选框，备份该游戏的属于与游戏记录等数据，使用非常方便。而如果你需要的插件当前没有，你可以单击“My Plugins”选项卡中的 “Download New Free Plugins”到软件的网站上找一下，又或者在“Easy Plugin search and download”输入框中直接输入搜索一下（如图：Genie Backup Manager 任务向导第三步 - 插件）。
第四步
选择备份方式后，在 “Compression”部分可以设置备份的文件是否需要压缩，不希望压缩选择“Backup without compression”，需要压缩则选择“Use compression”，然后通过“Compression level”下拉菜单选择压缩级别。接下来的“Security”则用于设置备份文件的安全设置，如果不需要任何保护可以选择“No security ”，简单的密码保护可以选择“Password protection”，然后在一旁的输入框中键入密码，需要加密选择“AES encryption”并在下方单击选择之后出现的“AES Encryption Strength”链接，设置加密的强度。通常，备份在本地硬盘上的文件，特别是希望可以随时查阅的文件，应该选择普通备份方式并且不压缩不加密，而如果备份重要数据到局域网内的共享磁盘，又或者互联网上的FTP服务器，建议还是压缩并加上密码，甚至加密会比较安全。
最后，在第四步还有一些比较高级的设置选项，例如选择软件在备份之后运行某一应用软件，修改软件的运行ID等等，当中绝大部分用户都是不需要使用的。但如果希望软件在执行备份工作之后退出软件，关闭电脑或休眠，可以单击页面下方的“More Settings”，选择“Advanced Settings”并在对话框之中选择。而如果希望每次当前创建的备份任务执行时，备份成功之后或出现错误之时，软件能够发一封电子邮件通知你，以便以后在设置备份任务自动运行时，自己能够随时了解备份工作完成情况，则可以在“More Settings”中选择“Email Notification”，选择“Send notifications”设定需要邮件通知，然后如果需要在备份成功时通知选择“When backup is done”，需要在出现错误的时候通知选择“Only if errors occur”，并单击“Email Settings”按钮，在设置对话框中设定你所使用的电子邮箱信息，例如发邮件的服务器地址，收发邮件的邮箱地址等信息。
备份任务创建向导4个步骤完成后，下一步软件将弹出对话框让你选择接下需要做什么（如图：Genie Backup Manager 任务向导备份或返回选项），选择“Backup Now”可以马上开始执行刚才创建的备份任务，单击“Save Job and Return to Main Page”可以存储备份任务返回软件的主界面。
执行备份任务
在完成备份任务创建向导之后马上执行备份任务，与从软件主界面左侧功能选项中单击“Quick Backup”选择该任务执行是一样的。执行时Genie Backup Manager将首先收集要备份的内容，然后开始按照备份任务的设置进行备份，在备份完成之后，默认的情况下将显示一个包含具体操作记录的对话框，在对话框上你可以选择随后需要执行的操作，例如检查备份结果是否正确等，并在你按下“Done”按钮确认之后开始执行。而整个备份过程的操作，以及在备份过程与之后的这些信息是否显示，你都能够通过“Global Preferences”设置对话框“Backup Settings”选项进行设置。
安排自动备份
要让Genie Backup Manager帮助我们完成备份工作，自然不可能是总手动去执行备份任务，只有软件自动按照执行备份，才有可能总是按照咱们拟定的备份计划执行。但在安排Genie Backup Manager自动为我们执行备份任务之前，你无论如何需要手动执行两次以上，并根据执行过程中的情况，按照上面的介绍修改设置选项，修正可能存在的备份任务设置错误，确保在自动执行的时候软件不会出状况。
要安排测试好的备份任务自动执行，你可以在Genie Backup Manager 的主界面上单击“Scheduling Wizard”，在向导中单击“Create New Schedule”，软件将列出当前软件中已经创建的所有备份任务，选择需要的备份任务并单击下一步，在向导的这一步中，你可以从“Schedule Task”下拉菜单中，选择是要安排当前执行的备份任务执行一次，还是以天、周、月频率或总在登陆时执行，如果选择以天为频率执行，软件将在下方显示进一步的选项，让你选择是多少天执行一次，以及是一天中的几点开始执行（如图：安排自动备份）。选择周则可以设定是一周中的那些日子执行，还是几周执行一次，以及什么时间执行。此外，在设定好自动执行的时间之后，你还可以通过向导页面下方的“Backup Type”链接修改备份方式，通过“Advanced Settings”链接选择备份成功之后需要软件执行的操作。
最后，向导还将要求你输入你在当前系统中所使用的用户名与密码，以便在需要时可以使用。随后，如果需要，你可以在Genie Backup Manager 的主界面上单击“Scheduling Wizard”，通过“Delete Schedule”删除已经安排好的自动执行任务，又可以单击“Edit Existing Tasks”对已经安排好的任务进行修改，而如果希望了解当前系统中还有那些计划任务，则可以单击“Windows Scheduled Tasks”进行查看。
恢复备份数据
对于没有压缩、加密并选择普通方式备份的文件与文件夹，恢复可以是直接拷贝副本中的文件。但如果希望恢复的是应用程序属性、游戏记录、系统设置等内容，又或者其他使用了修改文件名、压缩、加密等功能的备份，那么你将需要使用Genie Backup Manager 的恢复功能。
增强工具软件
除了以上觉悟你介绍的各项功能之外，Genie Backup Manager 的还为你提供了一系列相关的工具，在Genie Backup Manager 的主界面上单击“Tools”菜单你可以找到这些工具，其中最有实用价值的是“Test Backup”，该工具能够让你根据自己的选择，选择对某一个备份任务进行测试，测试该备份任务当前备份的数据是否正确。另外，如果你想找一下当前备份的文件中是否有某一个文件，可以使用“Advanced Search”工具，该工具搜索速度非常快，马上可以告诉你答案。最后，在“Advanced Tools”中你还可以找到“Genie Wipe”和“Genie EyesOnly”这两个强大的工具（如图：增强工具软件）。这当中“Genie EyesOnly”可以对你指定的文件与文件进行加密，“Genie Wipe”可以用于安全的删除你选择的文件或文件夹，避免删除的文件被恢复。